BPO・オンラインアシスタント会社の新規開拓｜継続契約につながる相談を増やす方法

BPO会社の新規開拓は受託条件と相談先を合わせる

新規開拓の出発点は、空いている人数や時間を売ることではなく、自社が安定して担当できる仕事を明確にすることです。営業で約束する業務と、実際に提供できる体制が合っていれば、対象企業と相談の内容を絞れます。

この記事では実務上、次の順で進めることを勧めます。

たとえば「事務を何でも代行します」だけでは、急な電話対応から専門的な判断まで、幅広い依頼が集まります。「平日の決まった時間に、顧客が承認した情報をもとに受注データを登録する」とすれば、向く企業と対応できない依頼が分かります。これは説明用の例であり、実在企業の提供範囲ではありません。

BPOには大規模な業務運営やコールセンターなども含まれます。本記事は、少人数でも受託範囲を定めて提供する業務代行を主に扱います。公共案件の入札や派遣営業、営業代行専業の集客方法へは広げません。

継続して受託できる業務と条件を一枚にする

営業前に、仕事内容と受け入れ条件を一枚にまとめます。作業名だけでなく、頻度、件数、締切、確認する人までそろえると、「できると言ったが運用できない」というずれを減らせます。

業務の名前と実際の作業を分ける

「営業事務」「採用事務」といった分類だけでは、依頼の中身が分かりません。入力、照合、連絡、集計など、どの工程を担うかまで分けます。資料の準備を誰が行い、完成物を誰が確認するかも書いてください。

説明用の受注データ登録なら、「受注情報を受け取る」「不足項目を確認する」「指定システムに登録する」「顧客担当者が確認する」という流れになります。情報が不足した場合に、自社が何を判断し、何を顧客へ戻すかまで決める必要があります。

専門的な判断や資格が関わる依頼は、一般事務とまとめて受けられると案内せず、実際の提供体制と範囲を確認します。

月額契約に合う需要と体制を確かめる

継続契約の候補になるのは、毎月繰り返す作業や、一定期間続く運用がある企業です。ただし、月額契約にできるかは契約形式の希望だけでは決まりません。仕事の量、集中する時期、必要な対応時間と、自社の体制が合うかを確認します。

人が空いていても、顧客の締切がすべて同じ日に重なれば受けられる量には限りがあります。営業目標には新規契約数だけでなく、開始できる時期と同時に引き継げる案件数も反映します。

相談が生まれる出来事から営業先を決める

候補企業は業種だけでなく、事務負担が増えそうな場面から探します。たとえば拠点の追加、受注量の増加、担当者の交代、新しい業務システムの利用開始などです。

これらは困りごとの仮説を立てる材料であり、外注ニーズがある証拠ではありません。「担当者が足りないはず」と決めつけず、現在の処理方法や負担を聞きます。

また、手順を改善すれば社内で回せる仕事と、継続して外部へ任せたい仕事は分けます。自社が業務整理も担えるならその範囲を示し、作業代行だけなら、顧客側で手順を決める必要があることを先に伝えます。

新規相談を増やす方法を顧客の探し方で選ぶ

対象企業を特定できるなら直接営業、すでに代行先を探している企業に届くならWebや比較媒体、業務負担を先に聞く相手がいるなら紹介・協業が候補です。自社の仕事を具体的に伝える一枚を共通で使い、反応の違いを見ます。

直接営業では作業の仮説から話を始める

営業先を選んだ理由と、引き受けられる作業を短く伝えます。たとえば受注量が増えた企業に、「注文データの転記や確認が集中する時期はありますか」と聞き、現在の処理状況を確かめる方法があります。

自社の人員数や対応業務をすべて説明するより、相手に関係する工程を一つ示す方が、会話の入口を作れます。連絡先の用途や営業を断る意思を尊重し、関心がない相手への繰り返しの接触は避けてください。

Webと比較媒体では依頼前の不安まで答える

サービスページには、業務一覧だけでなく、依頼から開始までの流れ、手順書がない場合の対応、顧客側に残る確認、担当者不在時の体制を載せます。問い合わせ前に受託条件が分かれば、商談で初めて大きな不一致が見つかることを減らせます。

記事や広告の入口も「何でも代行」ではなく、自社が担当できる業務と状況に合わせます。比較媒体を使う場合は、相談件数だけでなく、条件が合う相談、提案に使った時間、受託後の作業量を記録します。料金の安さだけを強調すると、自社が提供する確認や品質管理が伝わりません。

紹介では相手が抱える未対応の業務を確認する

士業、採用支援、業務コンサル、システム会社は、顧客の事務負担を聞く候補です。ただし、その会社が同じ業務を提供している場合もあります。最初に、どこまで対応し、何が残っているかを確認します。

システム会社なら、導入後に残るデータの整備や定期的な入力を自社が補える可能性があります。採用支援会社なら、採用までの期間に増える事務作業を相談される場合があります。どちらも実際にそうした相談があるか、顧客の意向を確認したうえで紹介できるかを確かめます。

既存顧客からの紹介も、満足しているという前提で当然に求めるのではなく、業務が安定し、紹介してよいと判断してもらえる時期に相談します。紹介時に顧客の内部資料や業務データまで渡す必要はありません。

初回相談で引継ぎと継続契約の条件を確かめる

初回相談では、依頼したい作業だけでなく、現在の流れ、例外、引継ぎ、開始後の確認者を聞きます。受託できる仕事でも、情報や担当者がそろわなければ開始できません。営業担当だけで判断が難しい場合は、実際の運用責任者も確認します。

通常処理と例外処理を分けて聞く

まず、直近の一件がどのように処理されたかを順に聞きます。「月に何時間ですか」だけでは、何に時間がかかっているか分かりません。

説明用の受注データ登録なら、「受注情報はどこから届くか」「何を照合するか」「入力できない情報があったら誰が判断するか」「登録後の確認は誰がするか」と尋ねます。月末などに量が増えるか、急ぎの依頼があるかも確認します。

業務データを確認する必要がある場合は、共有できる範囲と取扱条件を決めてから受け取ります。相談段階では、個人や取引先を特定しないサンプルでも、手順の確認に足りる場合があります。

小さく始める範囲と継続判断を合意する

全業務の移管が難しい場合は、一定の作業や部門に範囲を絞って始めます。これは無料のお試しを前提にする意味ではありません。引継ぎ、手順の整理、実作業のそれぞれに必要な費用と期間を提示します。

開始後は、処理が期限に間に合ったか、確認の差し戻しが多くないか、顧客側の負担が想定どおりか、自社の担当時間が見積もりと合うかを確認します。その結果から継続や範囲拡大を決めます。単発の仕事を、需要がないまま月額契約へ変えようとする必要はありません。

相談件数と受託できる案件を分けて改善する

新規開拓は、問い合わせから運用開始まで、どこで止まるかを分けて見ます。営業経路ごとに相談内容、条件が合うか、提案結果、開始後の実作業を記録すると、増やすべき相談が分かります。

契約時の月額だけで評価せず、引継ぎや管理にかかる時間も含めて判断します。受託が増えても、準備や例外処理で既存顧客への対応が遅れるなら、募集する業務や開始時期の調整が必要です。

最初の一歩は、現在の受託案件と直近の相談を並べ、無理なく続けられた仕事の共通点を一枚にすることです。その条件に合う業務の相談先を選び、直接開拓または紹介の働きかけを行います。週次の確認では、接点数だけでなく、どんな作業の相談が来て、どこまで条件がそろったかを振り返ってください。

紹介先を広げて月額契約につなげたBPOの顧客事例

SNSと知人紹介が中心だったBPO・オンラインアシスタント企業に対し、SparkLaboでは士業、補助金・経営支援、採用支援の会社や成長企業の経営者との接点を広げる提案を行いました。その結果、3か月で月額10万円の契約を2件獲得しました。この2件が12か月継続した場合の年換算額は240万円です。

自社へ取り入れるなら、同じ紹介先の業種を並べるだけでなく、自社が受けられる作業の困りごとを、その相手が実際に聞くかを確かめます。単に会社を紹介してもらうことより、どの業務について相談できるのかが双方に伝わることが重要です。

ほかの支援会社で生まれた紹介・協業の進め方は、パートナーセールスの顧客事例で確認できます。パートナーセールスは、他社との紹介や協業を通じて見込み顧客との接点を作る営業手法です。

SparkLaboは、自社に合う紹介・協業候補の探索と接点づくり、紹介や共同提案につながる施策の設計、実行後の振り返りを支援します。受託できる仕事は明確でも相談先を増やせない場合は、支援範囲と自社の役割と料金・契約条件を合わせて確認し、どの接点づくりを任せるか検討できます。